Под информационной базой следует понимать совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, распространение и отображение информации с целью использования для подготовки, обоснования и принятия своевременных управленческих решений.

Основной экономической целью создания информационной базы учетной информации является получение, обработка и использование информационного ресурса системного бухгалтерского учета для повышения конкурентоспособности хозяйствующего субъекта в рыночных условиях.

Техническую основу современной информационной базы учетной информации должны составить компьютерная техника, соответствующие программные продукты и развитые коммуникации. Как уже было отмечено, компьютерная техника сама по себе не увеличивает продуктивность и эффективность информационной системы бухгалтерского учета, а лишь дает возможность специалисту многократно увеличить объем, качество и эффективность информационной системы.

Принципиальное отличие современной бухгалтерской информационной системы должно заключаться не только в изменении формы подачи, месторасположения и способов хранения учетной информации, но и в изменении ее структуры и содержания с учетом современных потребностей персонала конкретного хозяйствующего субъекта. Как отмечает П. Друкер (рис. 13), «информация, необходимая для целей управления, состоит из 4 наборов диагностического инструментария:

Рис. 13. Структура информации, необходимой для управления, по мнению П. Друкера

• базовая финансовая информация;

• информация о производительности;

• информация о ключевых знаниях;

• информация о распределении ресурсов».

Существует 2 основных подхода к созданию информационной системы бухгалтерского учета:

• информационная система формируется на базе уже существующей структуры хозяйствующего субъекта;

• информационная система организации создается на базе модернизированной с целью максимального развития коммуникаций структуры хозяйствующего субъекта.

Следовательно, первый подход ориентируется на существующую структуру организации, в связи с чем степень риска от внедрения новой информационной структуры минимизируется, а при втором подходе организационная структура реорганизуется в соответствии с внедряемой информационной системой.

При применении любого из двух приведенных подходов следует отметить, что должен быть ликвидирован временной разрыв между происходящими процессами, формированием информации о них и предоставлением ее заинтересованным сторонам. Другими словами, информация должна быть своевременной и полной, она не должна терять свою «информационную энергию».

Кроме того, следует отметить, что замена одной информационной системы на другую без глубокого критического осмысления методик управления, которые применялись в хозяйствующем субъекте до этого, обычно приводит к неоптимальному результату. В то же время учетный персонал должен быть психологически готовым работать в условиях новой информационной системы формирования учетной информации.

8.2. Информационное обеспечение принятия управленческих решений

Под информационным обеспечением внутреннего контроля следует понимать совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных первичных учетных документов, внешней и внутренней отчетности и других источников информации (рис. 14).

Рис. 14. Информационное обеспечение системы внутреннего контроля строительной организации

Практика показывает, что эффективность принимаемых управленческих решений находится в существенной зависимости от актуальности, полноты и степени достоверности применяемой информации.

Принято считать, что существуют 2 стороны управления предприятием, оказывающие взаимное влияние друг на друга: принципы управления организацией и информационные технологии.

Заинтересованность строительных организаций в оптимизации системы управления вызывает необходимость реформировать как внутреннюю организационную структуру, так и методы управления финансово-хозяйственной деятельностью, важным составляющим которых является система внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля – это совокупность средств, методик и процедур, взаимосвязанных друг с другом и образующих целостное единство.

К главным задачам системы внутреннего контроля следует отнести: повышение эффективности управления хозяйственной деятельностью; контроль сохранности имущества хозяйствующего субъекта; соблюдение действующего законодательства при совершении и отражении в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности организации; повышение конкурентоспособности хозяйствующего субъекта (рис. 15).

Рис. 15. Основные задачи системы внутреннего контроля строительной организации

Другими словами, система внутреннего контроля представляет собой совокупность процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации о затратах и результатах хозяйственной деятельности организации по ее структурным подразделениям и отдельным сегментам, а также предоставления этой информации управленческому персоналу для использования при подготовке, обосновании и принятии эффективных решений.

Таким образом, для успешного применения процедур внутреннего контроля необходимо наличие соответствующей информационной базы по различным объектам системы внутреннего контроля.

Информационное обеспечение такой системы, осуществляющееся на основе показателей финансовой, налоговой, статистической, внутренней отчетностей, должно быть достаточным для решения следующих задач:

• обнаружение несовершенства хозяйственной деятельности;

• выявление признаков, свидетельствующих о возможности возникновения проблем в будущем;

• всеобъемлющий и оперативный мониторинг деятельности организации;

• определение наиболее рентабельных сегментов (географических и операционных);

• группировка и анализ информации, необходимой для принятия обоснованных решений персоналом на разных уровнях управления;

• формирование информации для принятия перспективных решений.

Если отсутствует достоверная, полная и своевременная информация, то невозможно решить задачи, поставленные перед системой внутреннего контроля хозяйствующего субъекта.

Собранная из различных источников учетная информация группируется в соответствии с поставленными перед системой внутреннего контроля целями.

Для повышения эффективности осуществления внутреннего контроля необходимо формировать учетную информацию по различным сегментам (географическим и операционным).

Информация по географическому сегменту строительной организации представляет собой данные, характеризующие хозяйственную деятельность организации по выполнению строительных работ по различным географическим регионам. При этом, во избежание дублирования информационных потоков, выделение сегментов следует осуществлять исходя из:

• подобия условий, влияющих на экономическую и политическую ситуацию в регионе;

• сходства деятельности;

• рисков, характерных для определенных регионов.

Информация по операционным сегментам должна раскрывать часть деятельности строительной организации по выполнению определенных видов работ, которые имеют свои особенности по сравнению с другими видами деятельности организации. Признаками, в соответствии с которыми те или иные виды деятельности относятся к отдельным операционным сегментам, могут являться:

• назначение строительных работ;

• характеристика заказчиков (застройщиков);

• технологический процесс выполнения строительных работ;

• условия выполнения строительных работ.

На степень достоверности учетной информации влияют различные факторы объективного и субъективного характера. В частности, к объективным факторам можно отнести несоответствие балансовой стоимости объектов учета и их рыночной стоимости. Кроме того, от содержания учетной политики могут существенно зависеть различные показатели, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность организации. К объективным факторам, искажающим учетную информацию, можно отнести изменения рыночной конъюнктуры.

Кроме того, изучение действующей практики показало, что нередко учетный персонал умышленно искажает показатели с целью незаконного снижения налогооблагаемой базы по различным налогам.

Искажение информации, поступающей в информационную систему внутреннего контроля строительной организации, также может происходить из-за низкого профессионального уровня работников, группирующих, систематизирующих и обобщающих ее. Существенное значение при этом имеет восприимчивость новой информации, стиль мышления, организационный потенциал и другие качества сотрудников службы внутреннего контроля. Таким образом, психологический фактор может влиять на снижение надежности информации, используемой в качестве информационной базы системы внутреннего контроля.

Еще одним субъективным фактором, в результате которого происходит искажение учетной информации, является злоупотребление отдельными сотрудниками служебным положением в корыстных целях.